プライバシーポリシー

個人情報保護方針

当社は、経営理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会に貢献し、すべてのお客さまから信頼を得ると共に、当社への期待に応えるべく事業活動を進めてまいります。
個人情報は、厳正に管理すべきご本人様の大切な情報であると認識し、以下の個人情報保護方針を定め、役員ならびにすべての従業員はこの方針に従い、個人情報の適切な取扱い、管理に努めます。

1.個人情報の取得、利用、提供

当社はコンタクトセンター運営、テレマーケティング、料金事務、契約事務等の受託事業等を通じて大量の個人情報を取扱います。これらの個人情報を適切に取扱うために、個人情報を保護・管理する体制を確立し、適切な個人情報の取得・利用及び提供するための内部規定を定め、これを遵守します。
個人情報を取得する際にはその利用目的を明確にし、利用目的の達成に必要な範囲内で取扱います。また、目的外利用を行わないための体制を構築し、当初の範囲を超えて取扱う場合には改めて本人の同意を得るなど規定に従った対応を行います。

2.個人情報の取扱いに関する法令その他規範の遵守

個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

3.個人情報の安全管理

個人情報の漏洩、滅失、き損などに関する予防措置を講じることにより、個人情報の安全性の確保を図ります。万一問題が発生した場合及びその兆候を予見した場合には速やかに是正・改善します。

4.苦情及び相談への対応

個人情報の取扱いに関する苦情・相談・お問合せ・開示等のご請求には誠実に対応します。

5.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

弊社個人情報保護マネジメントシステムを確実に運用するとともに、定期的に見直し、継続的に改善します。

【個人情報保護に関するお問合せ窓口】

東京ガスカスタマーサポート株式会社 個人情報お申し出対応担当者
〒163-1033 東京都新宿区西新宿3-7-1 新宿パークタワー
TEL:03-6735-8080 / FAX:03-6735-8081
e-mail:syseng@tokyo-gas.co.jp

制定2003年7月1日
改定2019年4月1日
東京ガスカスタマーサポート株式会社
代表取締役社長 田中 浩

特定個人情報保護方針

当社は、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため基本方針を定めます。

関係法令・ガイドライン等の遵守

当社は、「行政手続における特定の個人に関する識別するための番号の利用等に関する法律」、「個人情報の保護に関する法律」及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」を遵守して、特定個人情報の適正な取扱いを行います。

安全管理措置に関する事項

当社は、特定個人情報の安全管理措置に関して、別途「特定個人情報取扱規則」を定めています。

<特定個人情報取扱規則に定める事項>

  1. 1.総則
  2. 2.安全管理措置
  3. 3.特定個人情報等の取得、利用、保管、提供、開示・訂正・利用停止、廃棄・削除に係る事項
  4. 4.特定個人情報等の委託の取扱い

個人情報の利用目的と取扱いについて

当社は業務を遂行するうえで必要となる個人情報を取得しますが、その利用目的と取扱いは以下のとおりです。

1.個人情報の利用目的

(1) 取扱いを委託された個人情報

  • ・電話の受発信業務を受託した場合の通話内容の記録(音声録音を含む)と報告のため
  • ・料金事務、契約事務業務等のビジネスサポート事業を受託した場合の報告のため
  • ・営業案内の電話発信、ダイレクトメール用宛名の印刷と発送のため
  • ・消費者モニター情報の維持管理のため
  • ・消費者アンケートの電話発信、e-mail送信、送付用宛名の印刷、発送及び回答の入力・集計のため
  • ・消費者アンケートの回答者への謝礼送付のため

(2) 取引先の役員・社員等の個人情報

  • ・業務上必要な連絡のため

(3) 採用応募者の個人情報

  • ・合否判定までの期間における各種の連絡のため
  • ・合否の判定とその連絡のため

(4) 来訪者の個人情報

  • ・来訪者の当社施設への入退室管理のため

(5) 当社の役員・社員等の個人情報

  • ・就業管理に関わる事務処理のため
  • ・人事考課のため
  • ・入退室管理のため
  • ・受託業務における電話での通話内容の録音のため

2.保有個人データに関する事項の周知

(1) 事業者の名称

東京ガスカスタマーサポート株式会社
〒163-1033 東京都新宿区西新宿3-7-1  新宿パークタワー
代表取締役社長 田中 浩

(2) 個人情報の保護管理者

管理者職名:取締役・総務部長
所属部署:総務部
連絡先:03-6735-8080

(3) 全ての保有個人データの利用目的

前記1.(2)~(5)です。

(4) 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

東京ガスカスタマーサポート株式会社 個人情報お申し出対応担当者
〒163-1033 東京都新宿区西新宿3-7-1  新宿パークタワー
TEL:03-6735-8080 / FAX:03-6735-8081
e-mail:syseng@tokyo-gas.co.jp

(5) 認定個人情報保護団体

認定個人情報保護団体の名称 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先 認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
TEL:03-5860-7565 / FAX:0120-700-779
【当社及び東京ガスグループの商品・サービスに関する問合せ先ではありません。】

(6) 保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き

① 開示等の求めの申し出先

開示等のお求めは、下記の個人情報問合せ窓口にお申し出ください。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。

② 開示等の請求等に応じる手続き
  • a. お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
  • b. ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替
    (利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ)を下記の個人情報問合せ窓口までご郵送ください。
  • c. 上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度
    (例:電話番号と生年月日等)の情報をお問合せさせていただきます。
  • d. 回答は原則としてご本人に対して書面(封書郵送)にておこないます。
    代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
  • ・「身分証明書の写し(運転免許証等)」で開示等を求める人のお名前および住所が記載されているもの。
  • ・「身分証明書の写し(運転免許証等)」で代理人のお名前および住所が記載されているもの。
  • ・委任状
③ 利用目的の通知、開示の申込み方法

本人の氏名、住所、連絡先、申込み理由を明記のうえ、申込みをする方を確認できる書類を添えて下記の窓口へお申込みください。なお、1回の請求につき1,000円の手数料をいただきます。
(紙面でのご請求の場合は、請求書類の郵送時に郵便定額小為替を同封いただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます)

④ 内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の申込み方法

下記の個人情報問合せ窓口へご連絡下さい。折り返し担当者よりご連絡を差し上げ、訂正等の内容をお伺いします。

【個人情報保護に関するお問合せ窓口】

東京ガスカスタマーサポート株式会社 個人情報お申し出対応担当者
〒163-1033 東京都新宿区西新宿3-7-1 新宿パークタワー
TEL:03-6735-8080 / FAX:03-6735-8081
e-mail:syseng@tokyo-gas.co.jp

3.個人情報の取扱体制や講じている措置の内容

(1) 基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について
「個人情報保護方針」を策定しています。

(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について
「個人情報保護規程」を策定しています。

(3) 組織的安全管理措置

① 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反 している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

(4) 人的安全管理措置

①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

②個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

(5) 物理的安全管理措置

①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。

②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、
事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。

(6) 技術的安全管理措置

①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。